В правилах ведения бухгалтерского учета , которые утверждены Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года, проводить инвентаризацию необходимо не реже одного раза в год. Количество плановых инвентаризаций, время т дата ее проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии управляются учетной политикой, утверждаемой руководством предприятия
Работник, выполняющий функцию по хранению, приемке на хранение, обработке, отпуску, перевозке и использованию в процессе производства переданного ему имущества и ценностей называется материально ответственным лицом. Обычно это кладовщики, кассиры, администраторы, сторожа, заведующие складом и т.д.
В состав инвентаризационной комиссии не входит материально ответственное лицо, но его присутствие во время проведения проверки обязательно. По окончанию проверки инвентаризационные документы подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом. Подписанные и оформленные инвентаризационные акты и описи, сличительные ведомости сдаются в бухгалтерию организации, и на их основании производится составление финансовой отчетности месяца, в котором была проведена инвентаризация или годовой финансовой отчетности.
В учетной системе "1С Бухгалтерия 8 для Казахстана" проведение инвентаризации осуществляется с помощью документа "Инвентаризация ТМЗ на складе", который доступен в разделе "Номенклатура и склад" - "Инвентаризация".
"Инвентаризация ТМЗ на складе" позволяет осуществить инвентаризацию как по одному складу, так и по всем складам организации в целом. Для выбора способа проведения используется вид операции "Склад" или "Организация". Операция "Склад" выбирается при проведении инвентаризации на одном складе, при этом в строке Склад выбирается соответствующий склад.
Операция "Организация" используется при необходимости инвентаризации по всем складам организации или если организация не ведет раздельный учет по складам.
Табличная часть документа может быть заполнена несколькими способами: Заполнить по остаткам на складе - при выборе этого способа происходит заполнение документа номенклатурой, числящейся на счетах бухгалтерского учета выбранного склада. При этом заполняются как учетные, так и фактические данные об остатках. При необходимости фактические данные можно скорректировать в документе вручную.
По нажатию кнопки "Подбор" можно подобрать необходимую номенклатуру по отдельным позициям либо по кнопке "Выбрать все" - выбрать весь перечень номенклатуры. При этом заполнение учетного количества, граф Количество и Цена производится при нажатии на "Заполнить" – Перезаполнить учетные количества и суммы.
В документе "Инвентаризация ТМЗ на складе", в строке "Учетное количество" - отражаются учетные данные количества запасов. В строке "Количество" - отражаются сведения о фактическом количестве запасов, полученном в ходе проведения инвентаризации. Графа "Отклонение" заполняется автоматически на основании данных граф "Учетное количество" и "Количество". Эта графа отражает отклонения, связанные с выявленной недостачей или излишками запасов ТМЗ. В документе "Инвентаризация ТМЗ на складе" в табличной части "Дополнительно" заполняются сведения об ответственном лице, основании проведения инвентаризации (приказ, распоряжение и т.д.), о дате проведения инвентаризации, а также состав инвентаризационной комиссии, которые влияют на корректность заполнения печатных форм документа.
Документ "Инвентаризация ТМЗ на складе" не производит никаких движений в регистрах и по счетам учета, но на основании этого документа могут быть созданы документы "Оприходование ТМЗ" при выявлении излишков и/или "Списание ТМЗ" при факте недостачи. При вводе документов на основании документа "Инвентаризация ТМЗ на складе" сведения будут автоматически заполнены данными из документа инвентаризации.
При создании документов "Оприходование ТМЗ" и/или "Списание ТМЗ" в табличной части документа данные о номенклатуре заполняются автоматически на основании документа инвентаризации, указываются счета учета и на вкладке Дополнительно заполняется информация о документе-основании, ответственном лице, составе комиссии, а также основании списания для документа "Списание ТМЗ".
При необходимости корректировки НДС, ранее отнесенного в зачет, на основании документа "Списание ТМЗ" вводится документ "Регистрация прочих операций по приобретенным товарам (работам, услугам) в целях НДС" с видом операции "Прочая корректировка оборота".
Необходимые печатные формы документа "Инвентаризация ТМЗ на складе", такие как сличительная ведомость, инвентаризационная опись запасов и др. можно получить по кнопке "Печать". Печатная форма ИНВ-18 (Сличительная ведомость) заполняется только при условии наличия отклонений между учетным и фактическим количеством ТМЗ, а печатная форма ИНВ-10 (Инвентаризационная опись запасов) заполняется по всем строкам документа.
